Datenschutzerklärung

Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der DSGVO ist:

KFZ-Sachverständigenbüro Portjanoi Inhaber: Wladimir Portjanoi Rektor-Backs-Straße 8a, 59590 Geseke Telefon: +49 1575 4281504 E-Mail: info@svb-portjanoi.de

2. Allgemeines zur Datenverarbeitung

2.1 Umfang der Verarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten unserer Nutzer:innen grundsätzlich nur, soweit dies zur Bereitstellung einer funktionsfähigen Website sowie unserer Inhalte und Leistungen erforderlich ist.

2.2 Rechtsgrundlagen

• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung) für freiwillige Verarbeitungen, z. B. Cookies und Analyse-Tools
• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) für die Auftragsabwicklung Gutachten
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (rechtliche Verpflichtung) für gesetzlich vorgeschriebene Speicherungen
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse) für die technische Bereitstellung der Website

2.3 Datenlöschung und Speicherdauer

Personenbezogene Daten werden gelöscht, sobald der Zweck ihrer Speicherung entfällt — soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen (z. B. § 147 AO, § 257 HGB für 10 Jahre bei steuerrelevanten Unterlagen).

3. Bereitstellung der Website (Server-Logfiles)

Bei jedem Aufruf unserer Website erhebt unser Hosting-Anbieter automatisch Informationen, die in Server-Logfiles gespeichert werden:

• IP-Adresse
• Datum und Uhrzeit der Anfrage
• Aufgerufene Seite/URL
• Referrer-URL
• Browser-Typ und -Version
• Betriebssystem

Speicherdauer: maximal 7 Tage. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse: Sicherheit und Performance).

Hosting-Anbieter: All-Inkl.com (Server-Standort Deutschland). Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) liegt vor.

4. Cookies

Unsere Website verwendet ausschließlich technisch notwendige Cookies zur Bereitstellung der Funktion (z. B. Session-Cookies für die Formular-Bedienung). Diese Cookies werden ohne Tracking-Zwecke gesetzt und sind nach Schließen des Browsers gelöscht. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse: technische Bereitstellung).

Es werden keine Tracking-Cookies, keine Marketing-Cookies und keine Analyse-Tools eingesetzt. Sollte sich dies in Zukunft ändern (z. B. Einbindung einer Web-Analyse), wird diese Datenschutzerklärung entsprechend angepasst und ein Consent-Banner mit Einwilligungs-Möglichkeit ergänzt.

6. Kontaktformular

Wenn Sie unser Kontaktformular nutzen, werden folgende Daten verarbeitet:

• Name
• E-Mail-Adresse
• Telefonnummer (optional)
• Fahrzeug-Daten / Schaden-Beschreibung
• Foto-Uploads (optional)

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen) bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an effizienter Anfrage-Bearbeitung).

Speicherdauer: 6 Monate nach letzter Kontaktaufnahme, sofern kein Auftrag zustandekommt. Bei Beauftragung gelten die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (10 Jahre, § 147 AO).

7. WhatsApp und Telefon-Kontakt

• WhatsApp Business (Meta Platforms Ireland Ltd.): bei Kontaktaufnahme über WhatsApp gelten zusätzlich die Datenschutzbestimmungen von WhatsApp. WhatsApp-Nachrichten werden Ende-zu-Ende-verschlüsselt übertragen, Meta speichert Metadaten (Zeitstempel, Telefonnummer). Wir empfehlen für sensible Vorgänge (Schadensmeldung mit Personalien, Fahrzeug-Daten) die E-Mail oder das Anfrageformular.
• Telefon: Anrufe werden nicht aufgezeichnet. Verbindungsdaten (Anrufer-Nummer, Zeitpunkt, Dauer) werden vom Telefon-Provider nach Telekommunikationsgesetz für maximal 6 Monate gespeichert. Wir selbst speichern Telefonnummern nur bei vereinbartem Termin oder zur Auftragsabwicklung.

7a. Mobile Endgeräte und Foto-Material

Bei Vor-Ort-Begutachtungen erstellt der Sachverständige Foto-Material mit einem mobilen Endgerät. Diese Aufnahmen werden:

• ausschließlich auf passwortgeschützten Geräten gespeichert
• regelmäßig auf einen verschlüsselten Backup-Server transferiert
• nach Abschluss des Auftrags bzw. nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist gelöscht
• niemals in Cloud-Speichern abgelegt, deren Server-Standort außerhalb der EU liegt

7b. Bei Lead-Magnet-Versand

Bei Versand der Unfall-Checkliste-PDF nach Double-Opt-In-Anmeldung wird Ihre E-Mail-Adresse einmalig zum PDF-Versand verwendet. Speicherung der E-Mail erfolgt bis zum Ende der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist oder Widerruf, längstens 6 Monate. Bei Widerruf vor Ablauf erfolgt sofortige Löschung.

8. Auftragsabwicklung (Gutachten)

Bei einem konkreten Gutachten-Auftrag werden zusätzlich erfasst:

• Personalien (Name, Anschrift)
• Fahrzeug-Daten (Kennzeichen, FIN, Halter)
• Schaden-Daten (Foto-Dokumentation, Reparaturkosten)
• ggf. Versicherungs-Daten der Gegenseite (für Direktabrechnung)
• ggf. Anwalts-Kontaktdaten (Yesil & Partner Düsseldorf)

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung). Speicherdauer: 10 Jahre nach Vertragsende (§ 147 AO).

9. Weitergabe von Daten

Daten werden nur weitergegeben an:

• die gegnerische Haftpflichtversicherung (für Direktabrechnung, mit Ihrer Abtretungserklärung)
• Yesil & Partner Düsseldorf (Anwaltskanzlei, nur mit Ihrer ausdrücklichen Vermittlungs-Zustimmung)
• ggf. Gerichte und Behörden bei rechtlicher Verpflichtung
• Technische Dienstleister (Hosting, E-Mail) im Rahmen von AVV

Keine Weitergabe für Marketing-Zwecke. Keine Weitergabe in Drittländer ohne Angemessenheitsbeschluss oder SCC.

9a. Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO)

Wir setzen folgende Auftragsverarbeiter ein, mit denen DSGVO-konforme Auftragsverarbeitungsverträge (AVV) abgeschlossen sind:

• All-Inkl.com (Neue Medien Münnich) — Hosting der Website, Server-Standort Deutschland
• Meta Platforms Ireland Ltd. — WhatsApp Business für Mandanten-Kontakt (Standardvertragsklauseln nach Art. 46 DSGVO)
• E-Mail-Provider — für info@svb-portjanoi.de (Server-Standort Deutschland)

Die AVVs liegen vor und können auf Anfrage eingesehen werden.

9b. Übermittlung in Drittländer

Eine Übermittlung in Drittländer (außerhalb der EU/EWR) erfolgt nur mit Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission, Standardvertragsklauseln (SCC) nach Art. 46 DSGVO oder ausdrücklicher Einwilligung der betroffenen Person. Bei WhatsApp greifen Standardvertragsklauseln; ergänzend der EU-US Data Privacy Framework, soweit von Meta zertifiziert.

10. Ihre Rechte

Sie haben jederzeit das Recht auf:

• Auskunft (Art. 15 DSGVO) — was wir über Sie gespeichert haben, wie wir es verarbeiten und an wen wir es weitergeben
• Berichtigung (Art. 16 DSGVO) — Korrektur falscher oder unvollständiger Daten
• Löschung (Art. 17 DSGVO) — Entfernung Ihrer Daten, soweit keine Aufbewahrungspflicht entgegensteht
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO) — Ihre Daten werden gespeichert, aber nicht weiter verarbeitet
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO) — Erhalt Ihrer Daten in maschinenlesbarem Format
• Widerspruch (Art. 21 DSGVO) — gegen Verarbeitung auf Basis berechtigten Interesses
• Widerruf einer Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO) — wirkt nur in die Zukunft

Anfragen richten Sie bitte an info@svb-portjanoi.de. Wir bearbeiten Ihre Anfrage in der Regel innerhalb eines Monats (Art. 12 Abs. 3 DSGVO). Identitäts-Nachweis kann erforderlich sein, um Missbrauch auszuschließen.

11. Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren. Zuständige Behörde für unseren Sitz Geseke (NRW):

Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen (LDI NRW) Kavalleriestraße 2–4, 40213 Düsseldorf Telefon: 0211/38424-0 E-Mail: poststelle@ldi.nrw.de ldi.nrw.de

Sie können sich auch an die Aufsichtsbehörde Ihres gewöhnlichen Aufenthaltsortes oder Arbeitsplatzes wenden.

12. Datensicherheit und technisch-organisatorische Maßnahmen (TOM)

Wir setzen folgende Maßnahmen zum Schutz Ihrer Daten ein:

• TLS-Verschlüsselung der gesamten Website (HTTPS) für alle Datenübertragungen
• Verschlüsselte E-Mail-Kommunikation auf Wunsch (PGP/S-MIME für sensible Vorgänge)
• Server-Standort Deutschland (All-Inkl.com) — kein Drittlandtransfer für Hosting
• Zugriffsbeschränkung auf personenbezogene Daten ausschließlich durch den Inhaber und die zugeordnete Bürokraft
• Regelmäßige Backups mit verschlüsselter Speicherung
• Aktualisierung der Server-Software und Sicherheits-Patches durch den Hosting-Anbieter
• Lösch-Konzept entsprechend gesetzlicher Aufbewahrungsfristen (10 Jahre § 147 AO für steuerrelevante Unterlagen, 6 Monate für Anfragen ohne Auftragszustandekommen)

13. Externe Schriftarten und Skripte

13.1 Lokale Schriften

Wir laden Schriftarten ausschließlich vom eigenen Server (kein Google Fonts CDN). Damit wird keine Verbindung zu Google-Servern beim Seitenaufruf hergestellt.

13.2 Eingebettete Karten

Aktuell sind keine externen Kartendienste (Google Maps o. ä.) eingebettet. Sollte sich dies ändern, erfolgt die Einbindung erst nach ausdrücklicher Einwilligung mit Consent-Banner.

13.3 Externe Links

Externe Links auf andere Websites (z. B. dejure.org für Rechtsprechung, BGH-Datenbank, Versicherer-Webseiten) öffnen sich in neuem Tab und unterliegen den Datenschutzbestimmungen der jeweiligen Anbieter.

14. Lead-Magnet (Checkliste-Download)

Bei Download unserer Unfall-Checkliste-PDF werden folgende Daten verarbeitet:

• E-Mail-Adresse (Pflicht für Double-Opt-In-Bestätigung)
• Name (optional)
• Datenschutz-Häkchen (Pflicht)

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung). Speicherdauer: 6 Monate, dann Anonymisierung. Versand der PDF: einmalig, kein Newsletter, keine Folgemails.

16. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung bei Änderungen der Gesetzeslage oder der Verarbeitungs-Tools anzupassen.

Stand: 30. April 2026